クラウド

MFクラウド請求書の初期設定と基本的な使い方


請求書の発行は手間がかかります。
しかし、間違って請求してしまうと信用にかかわってしまいますし、請求書発行もれをしてしまうとせっかく販売した代金を回収することができなくなってしまうため、ビジネスをしていくうえで非常に重要な作業でもあります。
このように、手間がかかるけど重要な請求書発行業務を簡単に楽をしながら、しかも間違いも減らせるツールがMFクラウド請求書です。
今回は、MFクラウド請求書を便利に使うための設定方法や使い方についてまとめてみたいと思います。

MFクラウド請求書とは?

MFクラウド請求書は、株式会社マネーフォワードさんが提供しているクラウド上で請求書を作ることができるWEBサービスです。
こちらのサービスはクラウド型であり、インターネットがつながってさえいれば、いつでも、どこでも請求書を簡単に作成、送付することができる便利なサービスです。
エクセルやワードなどを使ってパソコンで請求書を作成している場合は、請求書の作成が手作業になってしまい手間がかかるのはもちろんですが、たくさん請求書を作成しているうちに、どの請求書が最終バージョンかわからなくなったり、パソコンやファイルが壊れてしまって復旧ができなくなるなど、無駄な作業が増えてしまいがちです。
その点、MFクラウド請求書を使えば、クラウド上にすべてデータが保管されているため、このような事務作業が大幅に減らすことができるとともに、クラウド会計など他のサービスと連携して、請求書作成業務をどんどん自動化できるため、非常に便利な請求書作成ツールとなっています。

まずはMFクラウド請求書を使うための事前準備をしよう

さっそくですが、MFクラウド請求書を使ってみましょう。
まずは、MFクラウド請求書を使うために帳票の設定をします。

帳票設定をする

MFクラウド請求書にログイン後、右上の設定から帳票設定ボタンをクリックします。

そうすると、帳票設定画面に移ります。
設定項目がたくさん表示されますが、以下では、ポイントを解説してみます。

テンプレートを選択する

まずは、請求書のテンプレートを選択します。

MFクラウド請求書では10種類のテンプレートが用意されています。

このテンプレートの中からお好みのフォーマットを選択して、請求書を作成することができます。

会社のロゴ・印影を設定する

MFクラウド請求書では、請求書に表示される会社のロゴや印影を設定することができます。
「ロゴ/印影設定」の「設定する」ボタンをクリックします。

クリックすると以下のような画面が立ちあがります。

ここで、ロゴと印影をアップロードしますが、そのためにはロゴや印影についてはデータが必要になります。
データはサイズやファイルの大きさの上限に注意し、事前にpngなどのデータファイルを準備しましょう。
印影のデータがない場合は、請求書に押印している印鑑を実際に紙に押印し、その印影をスマホなどで撮影したものを使用しても問題ありません。

ロック機能を設定する

MFクラウド請求書には、ロック機能がついています。
ロック設定は、以下の画面から設定します。

ロック機能とは、作成した請求書を編集、削除できなくすることで、作成している請求書に対する誤操作を防ぐ機能です。
帳票設定から設定できるロック機能は、以下の3点です。

  • メール送信時
  • 郵送時
  • PDFダウンロード時

こちらでロック設定を行うことで、MFクラウド請求書で作成した請求書をメール送信や郵送、PDF化したあとに帳票を編集できないようにすることができます。

MFクラウド請求書の基本的な使い方

これからMFクラウド請求書の基本的な使い方を見ていきましょう。

見積書を作成する

まず、最初に見積書を作成します。
サイドバーの見積書「+」のボタンをクリックします。

取引先、発行日、有効期限、件名、明細を入力していきます。

入力すると、右に請求書のプレビューが表示されます。
取引先については、MFクラウド請求書にこの画面で登録できます。
タグについてはプロジェクト名や部署名等、自由に入力でき、タグで検索をかけることができます。
メモ欄は請求書に印紙されない項目で自由に使うことができます。

メールで送付する

見積書を作成した後は、見積書を取引先に送る必要があります。
一般的には作成した見積書を紙に印刷して、郵送しないといけませんが、MFクラウド請求書では、作成した見積書をPDFデータをそのままメールで送信することができます。
まず、見積書画面から「メール送信」をクリックします。

すると、以下のようなメール画面が開きます

こちらに必要事項を入力して、「送信する」ボタンをクリックすると、メールを送付することができます。

請求書の作成

作成した見積書からワンクリックで請求書を作成することができます。
まずは、見積書画面から「複製/変換」ボタンをクリックします。

そうすると、プルダウンの選択肢が表示されますので、この中から「請求書に変換する」をクリックします。
これで、見積書の内容からワンクリックで請求書に変換することができました。

後は、内容を確認して、先ほどの見積書と同じ流れで請求書を送信すれば完了です。