MFクラウド会計を使える状態にする会計データの初期登録（勘定科目の設定）

今回の解説に使った事例

今回は、事例を使ってMFクラウド会計への初期会計データの初期登録を行なっていきます。

会社情報

今回の事例では、以下を前提としています。

移行時の会計データ

平成２９年８月末で移行する際に、前の会計ソフトから印刷した試算表は以下の通りです。

この初期会計データをMFクラウド会計に移行する手順を２回に分けて解説します。まず、今回はMFクラウド会計の勘定科目の設定方法をみていきましょう。

MFクラウド会計の勘定科目設定

まずは、MFクラウド会計の勘定科目を設定します。
これまで弥生会計などの会計ソフトを利用していたのであれば、旧会計ソフトにおいても勘定科目を設定されていると思います。よくある方法として、前の会計ソフトの勘定科目の設定をそのまま引き継ぐという方法もありますが、当社ではおすすめしていません。
当社では、MFクラウド会計の初期設定の勘定科目をカスタマイズしながら再設定することをおすすめしています。
なぜかというと、前の会計ソフトの勘定科目が、体系的な継ぎ足しや修正等ができていなかったことから、使いにくい勘定科目体系になっていることが多いため、これを修正した方がMFクラウド会計を使いこなしやすくなるからです。
MFクラウド会計に移行する際の勘定科目の見直しについて、こちらの記事が参考になります。
参考記事：クラウド会計を導入する時に勘定科目の設定を見直すべき理由

MFクラウド会計の標準の勘定科目

それでは、まずは、MFクラウド会計に標準設定されている勘定科目から見ていきましょう。

ご覧のようにかなり多くの勘定科目が初期登録されています。まずは、このMFクラウド会計の初期登録された勘定科目を自社に合わせてカスタマイズするところからスタートします。
以下では、先ほどの事例をベースにしたMFクラウド会計の勘定科目の設定方法を解説します。

流動資産

流動資産の勘定科目は、以下のように登録します。
なお、具体的な設定方法については、こちらの記事も参考になります。
参考記事：【MFクラウド会計の使い方】勘定科目の設定と留意点（貸借対照表−流動資産）

固定資産

次は、固定資産です。以下のように登録します。
なお、具体的な設定方法については、こちらの記事が参考になります。
参考記事：【MFクラウド会計の使い方】勘定科目の設定と留意点（貸借対照表−固定資産）

流動負債・固定負債

次は、負債項目です。
以下のように登録します。基本的に旧会計ソフトで設定していなかった勘定科目はMFクラウド会計でも設定しないようにしましょう。
なお、具体的な設定方法については、こちらの記事が参考になります。
参考記事：【MFクラウド会計の使い方】勘定科目の設定と留意点（貸借対照表−負債・純資産）

純資産（資本金以下）

次は、貸借対照表の最後である資本金よりも下のいわゆる純資産と呼ばれる勘定科目の設定です。
MFクラウド会計に初期設定された純資産の勘定科目は、一般的なスモールビジネスや中小企業には不要なものが多いので、とりあえずは旧会計ソフトで設定しているものを中心に、必要なものだけを設定するようにしましょう。

売上高〜売上原価

ここから、損益計算書項目です。まずは、一番上の売上高から売上原価までの設定です。
今回のケースはシンプルな勘定科目設定となります。こちらも旧会計ソフトの勘定科目を基本的にはそのまま設定してください。
なお、具体的な設定方法については、こちらの記事が参考になります。
参考記事：【MFクラウド会計の使い方】勘定科目の設定と留意点（損益計算書）

販売費及び一般管理費

次に販売費及び一般管理費の設定です。この項目は、旧会計ソフトで利用していた勘定科目を集約したり変更することが多いため、じっくり検討してみてください。

営業外損益・特別損益

最後に営業外損益や特別損益の設定です。
営業外損益は毎期同じ勘定科目が登場することが多いですが、特別損益項目は一時的に登場する科目が多いので、必要性が出てきたら設定するというスタンスで問題ないです。

MFクラウド会計の勘定科目の設定手順

簡単にMFクラウド会計の勘定科目を設定する手順を解説します。
まず、MFクラウド会計のホーム画面のサイドバー「各種設定」＞「勘定科目」を選択してクリックします。

そうすると、勘定科目の設定画面が開きます。

この画面の勘定科目の横にチェックマークがあります。このチェックマークがついている勘定科目がMFクラウド会計で使用できる勘定科目となっており、このチェックマークを外せば、勘定科目設定されないことになります。
また、追加で勘定科目を設定したい場合は、画面の下にある次のバー

において、「＋勘定科目追加」ボタンをクリックすれば、次の勘定科目の設定ダイアログが開きます。

ここで、設定したい勘定科目や税区分を入力して、「登録」ボタンをクリックすれば追加で勘定科目が登録できます。
Step１で整理したMFクラウド会計で設定する勘定科目をこの画面で設定してください。

MFクラウド会計の勘定科目の登録が完了

これで、MFクラウド会計の勘定科目の登録が完了が完了しました。
いかがでしたでしょうか？慣れていないとなかなかうまく設定できないものもあったかもしれません。しかし、勘定科目の初期登録はMFクラウド会計を使いこなしていくための基本的な設定になるため、間違えないようにきっちりやっておきましょう。

MFクラウド会計を活用して、会計を経営に活かす方法

ここまで、MFクラウド会計の設定方法を解説してきました。
MFクラウド会計をきっちり設定すると、MFクラウド会計を使った経理がスムーズにできるようになるはずです。
一方で、会計を経営に活かしたいけれども会計はよくわからない、とか、会計をもっと理解してお金の動きをつかめるようになりたいけど、どうも難しい・・・というお声をよく聞きます。
そこで、会計データを使って簡単に経営分析する方法をご紹介します。

MFクラウド会計から会計データをエクスポートする

まず、MFクラウド会計で見ることができる試算表や推移表など会計データを使った経営分析を行うことができます。
会計データを使った経営分析は、いろいろなパターンがありますので、今回は、一例をご紹介します。
MFクラウド会計にログインして、サイドバーの「会計帳簿」の「推移表」を選択します。

そうすると、MFクラウド会計の推移表の画面に移ります。ここで、いくつかの設定をします。

まずは、「月次」タブを選択し、その下の「損益計算書」を選択します。
次に、分析したい期間を「選択期間」で選択します。
その下のチェックボックス「補助科目を表示」にチェックをつけておきます。
これで、設定は完了です。
この状態で、損益計算書データをエクスポートします。画面の右上の「エクスポート」ボタンをクリックし、「損益計算書（CSV）」をクリックします。

そうすると、MFクラウド会計の会計データ（損益計算書の推移表）がMFクラウドストレージにダウンロードされます。

ダウンロードができたら、「損益計算書_月次推移_xxxxx_xxxxx.csv」というファイルの横にある「ダウンロード」ボタンをクリックします。
すると、このようなCSVファイルがダウンロードできています。

売上分析をしてみる

このCSVファイルを使うと、会計データをいろいろな形で分析することができます。
今回は、売上分析をしてみたいと思います。
まず、CSVファイルを開いて、売上高の分析したい期間を選択します。

次に、エクセルのグラフ作成機能を使って、売上推移のグラフを作ってみます。
エクセルの上の「挿入」タブを選択し、グラフの中の棒グラフのアイコンをクリックします。

ここにいくつかのグラフパターンが表示されますが、ここでは、「２ーD縦棒」の積み上げグラフを選択します。
そうすると、エクセルシートに棒グラフが作成できます。
このグラフに表題などをつければ売上推移グラフの完成です。

もっと簡単に経営分析したい時は

このように、MFクラウド会計を使って経営分析をするとなると、会計データをエクスポートして、エクセルなどの表計算ソフトで分析を進めていくことになります。エクセルは非常に便利なツールで、シンプルな会計分析であれば、作成はもちろんグラフなどの作成もできますが、難点もあります。
エクセルはゼロベースでいろいろなことができるのですが、裏を返せば、ゼロから作らないといけないので、結構大変な作業になってしまいがちです。私たちも以前はエクセルで会計分析のサポートをしていましたが、私たちプロがやっても、１社あたり毎月１〜２時間はエクセルの作業時間を費やしていました。
このように、会計分析をエクセルでしようとするといくつかのハードルがあって、せっかく経営にとって非常に有効な手法である会計分析が広まらない一つの要因でもありました。
私たちは、これらのハードルを取り除いて、会計分析をもっとたくさんの事業者の方に行って欲しいという思いものもとで、クラウド会計を使って簡単に会計分析できるクラウドサービスManageboardを開発しました。
無料でご利用いただくこともできますので、会計分析にご関心がある方、簡単に会計分析をやってみたい方、経営を見える化したい方は、ぜひ一度試してみてください。