会計データ活用

MFクラウド会計を使える状態にする会計データの初期登録(勘定科目の設定)


MFクラウド会計を使いこなすために、最初に重要となるのが旧会計ソフトから会計データをMFクラウド会計に移し替えることです。

会計データの移し替えは結構ややこしくて、失敗したらデータがぐちゃぐちゃになってしまうなど、手順をおってきちんとやっていかないとうまくいきません。

今回は、事例を使いながらMFクラウド会計の会計データの初期登録方法のうち、まずか勘定科目の登録方法について解説します。ここをしっかりできるかどうかがMFクラウド会計を使いこなせるかどうかの重要な分岐点になるので、きっちり設定してください。

今回の解説に使った事例

今回は、事例を使ってMFクラウド会計への初期会計データの初期登録を行なっていきます。

会社情報

今回の事例では、以下を前提としています。

項目 内容
法人or個人 法人(株式会社) 
決算期 平成29年4月〜平成30年3月(3月決算)
MFクラウドへの移行時期 平成29年8月末 
消費税 課税事業者 

移行時の会計データ

平成29年8月末で移行する際に、前の会計ソフトから印刷した試算表は以下の通りです。

前の会計ソフトから印刷した試算表のうち、資産、負債、純資産項目です。

前の会計ソフトから印刷した試算表の損益、販管費項目です。

この初期会計データをMFクラウド会計に移行する手順を2回に分けて解説します。まず、今回はMFクラウド会計の勘定科目の設定方法をみていきましょう。

MFクラウド会計の勘定科目設定

まずは、MFクラウド会計の勘定科目を設定します。

これまで弥生会計などの会計ソフトを利用していたのであれば、旧会計ソフトにおいても勘定科目を設定されていると思います。よくある方法として、前の会計ソフトの勘定科目の設定をそのまま引き継ぐという方法もありますが、当社ではおすすめしていません

当社では、MFクラウド会計の初期設定の勘定科目をカスタマイズしながら再設定することをおすすめしています

なぜかというと、前の会計ソフトの勘定科目が、体系的な継ぎ足しや修正等ができていなかったことから、使いにくい勘定科目体系になっていることが多いため、これを修正した方がMFクラウド会計を使いこなしやすくなるからです。

MFクラウド会計に移行する際の勘定科目の見直しについて、こちらの記事が参考になります。

参考記事:クラウド会計を導入する時に勘定科目の設定を見直すべき理由

MFクラウド会計の標準の勘定科目

それでは、まずは、MFクラウド会計に標準設定されている勘定科目から見ていきましょう。

流動資産 固定資産 流動負債 固定負債 資本
現金 材料 建物 借地権 支払手形 保証金・敷金 資本金
当座預金 仕掛品 附属設備 公共施設負担金 買掛金 商品券 資本準備金
普通預金 製品 構築物 投資有価証券 短期借入金 仮受消費税 その他の資本剰余金
定期預金 前払金 機械装置 出資金 繰延税金負債(流) 長期借入金 利益準備金
その他の預金 立替金 工具器具備品 長期貸付金 未払金 繰延税金負債(固) 別途積立金
受取手形 短期貸付金 車両運搬具 長期前払費用 未払費用   その他有価証券評価差額金
売掛金 未収入金 船舶 敷金 前受金   土地際評価差額金
貸倒引当金 未収賃借料 一括償却資産 差入保証金 預り金   新株予約権
有価証券 仮払金 土地 預託金 仮受金   新株式申込証拠金
商品 仮払消費税 減価償却累計額 繰延税金資産(固) 預り保証金   自己株式
貯蔵品 繰延税金資産(流) 電話加入権 創立費 未払消費税   自己株式申込証拠金
    ソフトウェア 開業費 未払法人税等    

ご覧のようにかなり多くの勘定科目が初期登録されています。まずは、このMFクラウド会計の初期登録された勘定科目を自社に合わせてカスタマイズするところからスタートします。

以下では、先ほどの事例をベースにしたMFクラウド会計の勘定科目の設定方法を解説します。

流動資産

流動資産の勘定科目は、以下のように登録します。

なお、具体的な設定方法については、こちらの記事も参考になります。

参考記事:【MFクラウド会計の使い方】勘定科目の設定と留意点(貸借対照表−流動資産)

勘定科目 設定 補足説明
現金  
当座預金  × 開設している銀行口座を登録しておきます。     
普通預金
定期預金 ×
その他の預金 ×
受取手形 × 売上代金の手形決済がないため設定しません。 
売掛金 売掛金は設定しておきます。
貸倒引当金 貸倒引当金は節税にも使えるため設定しておきましょう。 
有価証券 × 有価証券は所有していないため設定しません。
商品 商品は設定しておきます。 
貯蔵品 貯蔵品は、切手や収入印紙等を期末に計上することになるため、旧会計ソフトではないですが、設定しておきましょう。 
材料 × メーカーなど製造業では必要になる勘定科目です。   
仕掛品 ×
製品 ×
前払金 × 販売代金の前受け、手付け等がなければ不要です。 
立替金 ×  
短期貸付金 × 貸付を行なっていないため設定しません。 
未収入金  
未収賃借料 × 賃貸物件を持っていないため設定しません。 
仮払金  
仮払消費税 課税事業者で税抜経理をする場合は設定しておきます。 
繰延税金資産(流) × 上場企業等では設定します。

固定資産

次は、固定資産です。以下のように登録します。

なお、具体的な設定方法については、こちらの記事が参考になります。

参考記事:【MFクラウド会計の使い方】勘定科目の設定と留意点(貸借対照表−固定資産)

勘定科目 設定 補足説明
建物 × 基本的には旧会計ソフトの設定と合わせてMFクラウド会計も設定してください。     
附属設備
構築物 ×
機械装置 ×
工具器具備品
 車両運搬具 ×
船舶 ×
一括償却資産 一括償却資産は3年均等償却をする有形固定資産を計上する勘定科目なので設定しておきます。 
土地 ×  
減価償却累計額 × 減価償却累計額は旧会計ソフトに設定があればMFクラウド会計でも設定しましょう。 
電話加入権  
ソフトウェア  
借地権 × 旧会計ソフトになければMFクラウド会計にも設定不要です。 
公共施設負担金 ×
投資有価証券 × 株式や投資信託などを会社で保有していないため設定しません。 
出資金 × 他社への出資等をしていなければ設定不要です。 
長期貸付金 × 貸付をしていないため設定しません。 
長期前払費用  
敷金  
差入保証金 × 差入保証金や預託金は設定不要です。 
預託金 ×
繰延税金資産(固) × 上場企業等では設定します。 
創立費 × 旧会計ソフトに繰延資産が計上されていれば設定します。   
開業費 ×
開発費 ×

流動負債・固定負債

次は、負債項目です。

以下のように登録します。基本的に旧会計ソフトで設定していなかった勘定科目はMFクラウド会計でも設定しないようにしましょう。

なお、具体的な設定方法については、こちらの記事が参考になります。

参考記事:【MFクラウド会計の使い方】勘定科目の設定と留意点(貸借対照表−負債・純資産)

勘定科目 設定 補足説明
支払手形 × 仕入代金の手形決済がないため、設定しません。 
買掛金  
短期借入金 銀行から運転資金などの短期借入を行なっているため、設定します。 
繰延税金負債(流) × 上場企業等では設定します。 
未払金  
未払費用 × 未払費用は設定しません。
前受金 × 仕入代金の前払はしていないため設定しません。
預り金 従業員から社会保険や源泉税などを預かっているため設定します。
仮受金 ×  
預り保証金 ×  
未払消費税 消費税や法人税の未払は設定しておきます。 
未払法人税等
保証金・敷金 × 保証金・敷金や商品券は設定しません。  
商品券 ×
仮受消費税 課税事業者で税抜経理をする場合は設定しておきます。  
長期借入金 銀行から設備資金など長期借入を行なっているため設定します。 
繰延税金負債(固) × 上場企業等では設定します。  

純資産(資本金以下)

次は、貸借対照表の最後である資本金よりも下のいわゆる純資産と呼ばれる勘定科目の設定です。

MFクラウド会計に初期設定された純資産の勘定科目は、一般的なスモールビジネスや中小企業には不要なものが多いので、とりあえずは旧会計ソフトで設定しているものを中心に、必要なものだけを設定するようにしましょう。

勘定科目 設定 補足説明
資本金 × 旧会計ソフトで設定していた勘定科目をMFクラウド会計でも設定しておきましょう。           
資本準備金
その他の資本剰余金
利益準備金 ×
別途積立金
その他有価証券評価差額金 ×
土地再評価差額金 ×
新株予約権
新株式申込証拠金 ×
自己株式 ×
自己株式申込証拠金


売上高〜売上原価

ここから、損益計算書項目です。まずは、一番上の売上高から売上原価までの設定です。

今回のケースはシンプルな勘定科目設定となります。こちらも旧会計ソフトの勘定科目を基本的にはそのまま設定してください。

なお、具体的な設定方法については、こちらの記事が参考になります。

参考記事:【MFクラウド会計の使い方】勘定科目の設定と留意点(損益計算書)

勘定科目 設定 補足説明
売上高 基本的には旧会計ソフトと同じ勘定科目でOKです。      
売上値引・返品 ×
期首商品棚卸高
仕入高
仕入値引・返品 ×
他勘定振替高 ×
期末商品棚卸高

販売費及び一般管理費

次に販売費及び一般管理費の設定です。この項目は、旧会計ソフトで利用していた勘定科目を集約したり変更することが多いため、じっくり検討してみてください。

勘定科目 設定 補足説明
役員報酬 役員報酬を分けて管理したい場合は設定します。 
給料賃金 正社員の給与を支給している場合に設定します。
賞与 賞与を支給する予定の場合に設定します。
雑給 アルバイトやパートがいる場合は設定します。
退職給与 × 退職金制度がある場合に設定します。 
法定福利費 給与(役員報酬も含む)の支給を行なっていれば設定します。 
福利厚生費 旧会計ソフトに設定していればMFクラウド会計でも設定します。
研修採用費 × 従業員の研修や採用のコストを分けて管理したい場合は設定します。 
業務委託費 × 業務委託費は広告宣伝費や支払手数料など他の勘定科目で処理した方がわかりやすいため設定しません。 
荷造運賃 商品の発送費用や運賃が発生する場合は設定します。 
広告宣伝費 チラシやDMなど広告宣伝にかかるコストを分けて管理したい場合は設定します。 
接待交際費 取引先などとの飲食費や接待費などのコストを分けて管理したい場合は設定します。 
旅費交通費 旧会計ソフトでは、通勤費と旅費交通費が分かれていますが、MFクラウド会計では旅費交通費に1本化します。 
通信費 携帯電話代やインターネット費用を分けて管理したい場合は設定します。 
水道光熱費 電気代や水道代など水道光熱費を分けて管理したい場合は設定します。 
修繕費 事務所、店舗や営業車両などの修理や維持管理のコストを分けて管理したい場合は設定します。 
備品・消耗品費 旧会計ソフトでは、事務用品費と消耗品費が分かれていますが、MFクラウド会計では備品・消耗品費に1本化します。 
車両費 × 車両にかかるコスト(車検・ガソリン代など)を分けて管理したい場合は設定します(今回は設定しません。)。 
リース料 複合機や営業車等のリース契約によるリース料の支払を分けて管理したい場合は設定します。
地代家賃 旧会計ソフトで賃借料で計上されていたものが、事務所の家賃であったため、MFクラウド会計では、地代家賃に変更します。
保険料 生命保険や損害保険などの保険のコストを分けて管理したい場合は設定します。 
租税公課 固定資産税や自動車税など法人税・住民税・事業税以外の税金を計上するために設定しておきます。 
支払手数料 振込手数料や会計事務所など専門家報酬などのコストを分けて管理したい場合は設定します。 
支払報酬 × 旧会計ソフトで支払報酬料とされていたものは、MFクラウド会計では、支払手数料にまとめて計上するように変更します。 
会議費 × 会議を開催するためにかかるコストを分けて管理したい場合は設定します(今回は設定しません。)。
寄付金 × 寄付金を分けて管理したい場合は設定します(今回は設定しません。)。
新聞図書費 新聞代や書籍の購入代金、雑誌の購読料などを分けて管理したい場合は設定します。 
減価償却費 貸借対照表に有形固定資産(償却資産)を保有している場合は設定します。
繰延資産償却 × 貸借対照表に繰延資産を計上している場合は設定します。 
貸倒引当金繰入額 貸借対照表に貸倒引当金を計上する場合は設定します。
貸倒損失 × 売掛金などの貸倒にかかる損失を分けて管理したい場合には設定します。 
雑費 上記以外の雑多な費用を計上するために設定しておきましょう。 

営業外損益・特別損益

最後に営業外損益や特別損益の設定です。

営業外損益は毎期同じ勘定科目が登場することが多いですが、特別損益項目は一時的に登場する科目が多いので、必要性が出てきたら設定するというスタンスで問題ないです。

勘定科目 設定 補足説明
受取利息  銀行の普通預金があれば利息が発生するため、受取利息は設定しておきます。
受取配当金 ×  株式などの配当があれば設定します(今回はないので設定しません。)。
雑収入 雑収入は、雑多な収入を計上する勘定科目なので旧会計ソフトで設定していたかどうかに関わらず、MFクラウド会計では設定しておきます。  
有価証券売却益 ×  売却する予定のある有価証券があれば設定します(今回はないので設定しません。)。
仕入割引 × 仕入代金の早期決済等で手数料や金利がもらえるような仕入先との契約があれば設定します(今回はないので設定しません。)。
支払利息 銀行借入など、金利の支払いが発生することがあれば設定します。 
雑損失 雑損失は、軽微な損失を計上する勘定科目なので旧会計ソフトで設定していたかどうかに関わらず、MFクラウド会計では設定しておきます。 
有価証券売却損 × 売却する予定のある有価証券があれば設定します(今回はないので設定しません。)。
売上割引 × 販売代金の早期決済等で手数料や金利を支払うような得意先との契約があれば設定します(今回はないので設定しません。)。
前期損益修正益 × 特別損益項目は、必要になればその時に設定するようにしましょう(初期設定時は基本的に設定不要です)     
固定資産売却益 ×
投資有価証券売却益 ×
前期損益修正損 ×
固定資産売却損 ×
投資有価証券売却損 ×
法人税等 法人税や住民税、事業税を計上するため設定します。 
法人税等調整額 × 上場企業等では設定します。

MFクラウド会計の勘定科目の設定手順

簡単にMFクラウド会計の勘定科目を設定する手順を解説します。

まず、MFクラウド会計のホーム画面のサイドバー「各種設定」>「勘定科目」を選択してクリックします。

MFクラウド会計のホーム画面の「勘定科目」をクリック

そうすると、勘定科目の設定画面が開きます。

MFクラウド会計の勘定科目の設定画面で勘定科目を設定していきます。

この画面の勘定科目の横にチェックマークがあります。このチェックマークがついている勘定科目がMFクラウド会計で使用できる勘定科目となっており、このチェックマークを外せば、勘定科目設定されないことになります。

また、追加で勘定科目を設定したい場合は、画面の下にある次のバー

MFクラウド会計の追加バーで勘定科目を追加する手順

において、「+勘定科目追加」ボタンをクリックすれば、次の勘定科目の設定ダイアログが開きます。

MFクラウド会計の追加バーで勘定科目を詳細に設定する画面

ここで、設定したい勘定科目や税区分を入力して、「登録」ボタンをクリックすれば追加で勘定科目が登録できます。

Step1で整理したMFクラウド会計で設定する勘定科目をこの画面で設定してください。

MFクラウド会計の勘定科目の登録が完了

これで、MFクラウド会計の勘定科目の登録が完了が完了しました。

いかがでしたでしょうか?慣れていないとなかなかうまく設定できないものもあったかもしれません。しかし、勘定科目の初期登録はMFクラウド会計を使いこなしていくための基本的な設定になるため、間違えないようにきっちりやっておきましょう。

MFクラウド会計を活用して、会計を経営に活かす方法

ここまで、MFクラウド会計の設定方法を解説してきました。

MFクラウド会計をきっちり設定すると、MFクラウド会計を使った経理がスムーズにできるようになるはずです。

一方で、会計を経営に活かしたいけれども会計はよくわからない、とか、会計をもっと理解してお金の動きをつかめるようになりたいけど、どうも難しい・・・というお声をよく聞きます。

そこで、会計データを使って簡単に経営分析する方法をご紹介します。

MFクラウド会計から会計データをエクスポートする

まず、MFクラウド会計で見ることができる試算表や推移表など会計データを使った経営分析を行うことができます。
会計データを使った経営分析は、いろいろなパターンがありますので、今回は、一例をご紹介します。
MFクラウド会計にログインして、サイドバーの「会計帳簿」の「推移表」を選択します。

そうすると、MFクラウド会計の推移表の画面に移ります。ここで、いくつかの設定をします。

まずは、「月次」タブを選択し、その下の「損益計算書」を選択します。
次に、分析したい期間を「選択期間」で選択します。
その下のチェックボックス「補助科目を表示」にチェックをつけておきます。
これで、設定は完了です。
この状態で、損益計算書データをエクスポートします。画面の右上の「エクスポート」ボタンをクリックし、「損益計算書(CSV)」をクリックします。

そうすると、MFクラウド会計の会計データ(損益計算書の推移表)がMFクラウドストレージにダウンロードされます。

ダウンロードができたら、「損益計算書_月次推移_xxxxx_xxxxx.csv」というファイルの横にある「ダウンロード」ボタンをクリックします。
すると、このようなCSVファイルがダウンロードできています。

売上分析をしてみる

このCSVファイルを使うと、会計データをいろいろな形で分析することができます。
今回は、売上分析をしてみたいと思います。
まず、CSVファイルを開いて、売上高の分析したい期間を選択します。

次に、エクセルのグラフ作成機能を使って、売上推移のグラフを作ってみます。
エクセルの上の「挿入」タブを選択し、グラフの中の棒グラフのアイコンをクリックします。

ここにいくつかのグラフパターンが表示されますが、ここでは、「2ーD縦棒」の積み上げグラフを選択します。
そうすると、エクセルシートに棒グラフが作成できます。
このグラフに表題などをつければ売上推移グラフの完成です。

もっと簡単に経営分析したい時は

このように、MFクラウド会計を使って経営分析をするとなると、会計データをエクスポートして、エクセルなどの表計算ソフトで分析を進めていくことになります。エクセルは非常に便利なツールで、シンプルな会計分析であれば、作成はもちろんグラフなどの作成もできますが、難点もあります。

エクセルはゼロベースでいろいろなことができるのですが、裏を返せば、ゼロから作らないといけないので、結構大変な作業になってしまいがちです。私たちも以前はエクセルで会計分析のサポートをしていましたが、私たちプロがやっても、1社あたり毎月1〜2時間はエクセルの作業時間を費やしていました。

このように、会計分析をエクセルでしようとするといくつかのハードルがあって、せっかく経営にとって非常に有効な手法である会計分析が広まらない一つの要因でもありました。

私たちは、これらのハードルを取り除いて、会計分析をもっとたくさんの事業者の方に行って欲しいという思いものもとで、クラウド会計を使って簡単に会計分析できるクラウドサービスManageboardを開発しました。

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