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勤怠管理クラウドKING OF TIMEの便利機能6選


クラウド型の勤怠管理ソフトであるKING OF TIMEを入れると、これまで勤怠管理にかかっていた作業時間を大幅に減らすことができます。単に時間集計を簡単にするだけでも効果が大きいのですが、時間集計以外にも色々な便利機能があるので、今回はそれらの便利機能をご紹介していきたいと思います。

シフト作成機能
KING OF TIMEでは、アルバイトの方のシフトパターンを例えば以下のように作成し、1ヶ月のシフトを組むことが簡単にできます。
飲食店や小売業の方にとっては必須の機能ですが、製造業においても、交代制で人員の配置をしている場合などに効果を発揮する機能です。

  • オレンジ(アル)・・・9:30~15:00    
  • 黄色(アル)  ・・・13:00~19:00
    ※アルはアルバイトの方用のシフトを省略して示しています

シフト別に色分けして登録することで、見た目でもわかりやすくなります。

残業時間や遅刻、欠勤などのアラート表示機能
KING OF TIMEでは、一定の残業時間を越えている場合や、一定数以上の遅刻・早退・欠勤がある場合などに、色付けして示してくれる機能があります。

例えば月間の残業時間が一定時間以上ある従業員、遅刻・早退・欠勤が月に1度以上ある従業員など、管理したい条件を設定しておけば、以下のように、欠勤日数(緑色)と残業時間(赤色)のように、KING OF TIMEが目立つ色を付けて教えてくれます。


このアラート機能が設定できる主な項目は下の通りです。本当はもっとたくさんあるのですが、まずは一般的に管理するような「時間」「日数」などをピックアップしてみました。

時間を条件に色付けする場合

  • 残業時間
  • 深夜残業時間
  • 休日出勤時間
  • 休憩時間
  • 遅刻時間
  • 早退時間

日数を条件に色付けする場合

  • 遅刻回数
  • 早退回数
  • 有給
  • 欠勤
  • 代休
  • 振替休日

働き過ぎの従業員には早く帰ってもらえるように仕事量を調整したり、欠勤や遅刻が多い従業員には働き方の改善を促すことなどもしやすくなります。
特にクラウドなので、毎月のタイムカードを締めてから気付くのではなく、月中にこれらの情報をリアルタイムで把握することが可能となるので、業務改善に対するアクションを起こすのも早くなります。

人件費の予算管理機能
KING OF TIMEでは、従業員別に時間単価と予算労働時間を設定しておくと、実績の労働時間に応じて予算と実績を対比して示してくれる機能があります。
例えば月中で確認すると、月の予算に対し、現時点でどの程度の労働時間と人件費が発生しているのかを見ながら仕事を進めることができるようになります。
計画通りに仕事を進め、会社に利益を残すためには予算管理は重要ですし、従業員に労働時間とアウトプットを意識した働き方を促す面でも効果があると思います。

出勤回数に応じて交通費を支給している場合に、出勤回数をカウントする
KING OF TIMEでは、複数店舗を経営しており、スタッフがヘルプ出勤などする場合、そのスタッフが1ヶ月間にどの店舗に何回出勤したのかをカウントすることもできます。
少しマニアックな機能ですが、店舗毎に支給する交通費が違う場合など、どの店舗に何回出勤したのかを自動集計できれば、交通費を計算する際に非常に便利になります。
前述したシフト管理機能を設定し、あとは単純に打刻をしてくだけで、例えば、以下のような情報が集計可能となります。

例:従業員コード004の方

  • 期間:平成29年7月1日~平成29年7月31日
  • A店出勤回数:3回
  • B店出勤回数:10回

この情報を従業員毎に手作業で集計しようと思うと非常に時間がかかりますが、KING OF TIMEを活用すると相当な事務作業が減ります。

勤怠時間の丸め機能
勤怠時間の丸め機能は、勤怠管理ソフトであれば、どのようなソフトでも間違いなくある基本的な機能にはなりますが、当然にKING OF TIMEにもあります。

例えば、シフトで「10時~17時」のアルバイトの方が、以下のような打刻を行った場合でも、出勤と退勤時間の前後10分は丸めて(カットして)残業時間を集計したいようなケースです。

実際の打刻時間
出勤時刻 9:54 → 退勤時刻 17:37
給与計算上の時間
勤務開始時刻 10:00 → 勤務終了時刻 17:30(残業時間30分)

KING OF TIMEを使えば、5分単位で丸める、10分単位で丸める、出勤時のみ丸める、などの柔軟な設定も可能になります。
また、勤怠時間の集計は60進法で計算するためミスが起こりやすい上に、丸め計算などを頭の中でしていくと、より間違うことが多くなるので、システム化する効果はとても大きくなります。

クラウド型の給与計算ソフト等との連携機能
KING OF TIMEは、MFクラウド給与やその他の給与計算ソフトとAPI連携又はCSV連携が可能となっています。
API連携可能なソフトであれば、前述の集計した時間や日数などの勤怠情報をワンクリックで、給与計算ソフトにデータを流し込むことが可能となります。また、CSV連携可能なソフトであれば、KING OF TIMEから必要な情報をエクスポートし、給与計算ソフト側でインポートすることになります。
KING OF TIMEでせっかく便利に、正確に集計した勤怠情報を、給与計算ソフトに手入力するのは非効率ですし、転記ミスが起こる可能性もあります。
業務効率化のためには、給与計算ソフトとの連携機能の活用は必須と思います。
まとめ
今回は、KING OF TIMEの便利機能の一部をご紹介しました。KING OF TIMEにはまだまだ便利な機能がたくさんありますので、今後もご紹介をしていきたいと思います。