起業

【図解】厚生年金保険・健康保険の被保険者資格取得届の書き方


起業・開業を行うと、社会保険の加入手続きが必要となります。

実際に従業員を新しく採用した場合に必要となる手続きのうち、今回は健康保険、年金保険の被保険者資格取得届の書き方のポイントを解説します。

なお、この記事は「ハローワークで正社員の採用を失敗しないための7つのステップ」のStep7 社会保険・労働保険の手続きを行うに関連する記事です。社員採用の全体フローは、こちらを参考にしてください。

関連記事:ハローワークで正社員の採用を失敗しないための7つのステップ

被保険者資格取得届

健康保険および厚生年金保険の加入基準を満たす従業員を新たに採用した時は、資格取得日(=入社日)から5日以内に管轄の年金事務所に提出します(健康保険組合や厚生年金基金に加入している場合は、そちらにも被保険者資格取得届を提出します)

被保険者資格取得届の手続きが完了すると、健康保険証が交付されるため、被保険者である従業員に渡します。

なお、採用した従業員に扶養家族がいる場合は、「健康保険被扶養者(異動)届」も合わせて提出する必要がありますので、ご留意ください。

参考記事:【図解】健康保険被扶養者(異動)届の記入例と書き方

被保険者資格取得届の書き方

事業所番号 

事業所番号は、新規適用時に年金事務所において付された番号を記入します。

この番号は、事業所が社会保険に加入する為の手続きである新規適用の手続きを行った約1~2週間後、事業所宛に郵送される「適用通知書」に記載された5桁の番号です。

被保険者の氏名・生年月日

新たに被保険者となる新たに採用する従業員の氏名と生年月日を記入してください。

この時の留意点ですが、④の「フリガナ」は、カタカナで正確に記入すること、⑤の年号は、該当する文字を○印で囲んだ上で、生年月日を、和暦で記入します。たとえば、昭和60年4月9日生まれの場合は、6桁で600409というように記入してください。

種別(性別)

ここは少しわかりにくいですが、まず大きく分けて、事業主や会社が厚生年金基金に加入しているかどうかで大きく分かれます。

厚生年金基金に加入していない場合

  • 男性の場合・・・「1」
  • 女性の場合・・・「2」
  • 坑内員の場合・・・「3」

厚生年金基金に加入している場合

  • 男性の場合・・・「5」
  • 女性の場合・・・「6」
  • 坑内員の場合・・・「7」

ここで、厚生年金基金とは、厚生年金とは別のもので、企業が従業員の老後のために基金を設立した私的な年金制度であり、スモールビジネスには加入しているケースは少ないのではないかと思います。

また、坑内員とは、鉱業法に規定する事業の事業場に使用され、かつ、常時坑内作業に従事する者のことですが、おそらく該当するケースは少ないと思われます。

取得区分

新たに採用した人が、これまで厚生年金保険に加入したことがなければ「新1」を選択し、前職などで厚生年金保険に加入していたことがあれば「再2」を選択します。

仮に正社員として初めて働く場合であっても、過去のアルバイトなどで厚生年金保険に加入していることもあるので、ご留意ください。 また、「共3」、「船4」はあまり事例として多くないと思われるます。(共済組合から公庫等へ出向した職員であるときは「共3」を、船員任意継続被保険者であるときは「船4」を選択します)

基礎年金番号

新たに採用する従業員が、年金手帳または基礎年金番号通知書の交付を受けたことがあれば、そこに記載されている基礎年金番号を記入してください。

基礎年金番号がわからないときは、被保険者として厚生年金保険に加入していた前職の事業所の名称と所在地を㋕備考欄に記入してください。

資格取得年月日

資格取得年月日には、社会保険の適用を受けることとなる入社年月日を記入してください。

報酬月額

月額報酬は、㋑と㋒に分けて記入します。

まず、㋑には、通常のお金で支払われる月額給与の総額を記入します。具体的には、初任給に通勤手当など毎月支給される諸手当と残業手当(見込み額)を加えた額です。算定が難しい場合は、他の従業員の採用1ヶ月目だった頃の平均を使うなどして、見積もります。

なお、被保険者資格取得届に記入した報酬月額と実際に支払った月額給与額に差が生じた場合には、「資格取得時報酬月額訂正届」を提出します。

㋒には、金銭以外で支給される給与があれば記入します。

被扶養者の有無

新たに採用する従業員に扶養する家族などがいる場合には「有」を、その他の者については「無」を○印で囲みます。

なお、被扶養者がいる場合には、被扶養者届の提出が必要になります。

郵便番号・被保険者住所

被保険者となる新たに採用する従業員の住所と郵便番号を記入してください。

小さな会社が従業員を雇っても安心して経営するために欠かせないこと

ヒトにまつわるお金の問題

小さな会社でも事業が成長したり、売上が増えてくると必ず頭を悩ませるのが、お金の問題です。
特に、ヒトに関するお金はシビアな問題がつきものです。
例えば、スタッフを採用するのであれば、

  • 給料はいくらにすればいい?
  • 頑張っているから昇給してあげたい・・・
  • 賞与はどれくらい出すべき?

というように、ヒトに関するお金のことで悩みは尽きません。
また、ヒトに関するお金は、想像している以上に経営に大きなインパクトを与えます。
スタッフを採用すれば、給料だけでなく、社会保険や通勤手当、賞与などの人件費はもちろん、机やパソコンが必要であったり、水光熱費なども増えるため、気がついたら想定よりも多くのお金が出ていってしまっていることもよくあります。
だからと言って、スタッフを採用しないと、事業は成長しませんし、何より仕事が回らなくなってしまいます。
ここで重要になるのが、しっかりお金(数字)を意識しながら、経営をシミュレーションすることです。
数字を読みながら、スタッフの給与、昇給、賞与などを決めていくことによって、お金で失敗するリスクを大きく下げることができます。

経営が突然死しないためのお金の動きを読むことが重要

このように、事業が成長すればするほど、出て行くお金が増えてきます。
そうなると、お金の出入りをきっちり把握し、経営を先読みしていかないと、お金を増やしていくことができません。
ここで重要になるのが、しっかりお金(数字)を意識しながら、経営をシミュレーションすることです。
数字を読みながら、スタッフの給与、昇給、賞与などを決めていくことによって、お金で失敗するリスクを大きく下げることができます。
経営を先読みするシミュレーションをしながら、お金の動きを把握することが、安定した経営のためにとても重要なポイントとなります。一般的に経営をシミュレーションしようとすると、会計ソフトから会計データをエクセルなどの表計算ソフトにエクスポートし、数字を動かしていくことでお金をきっちり残しながら、お金の使い方を考えることになります。エクセルは非常に便利なツールで、会計データがあれば、基本的なお金の動きの分析はできますし、編集などもできますが、いくつか越えるべきハードルがあります。

まず1点目ですが、お金の動きを分析をするためには、ある程度の会計の知識が必要になることです。特に、管理会計の知識がないと、売上を増やしたら、コストがどのように動いて、利益がどう変わるかといったあたりの関係がよくわからなくなって、手を焼くことになるかもしれません。

次に、エクセルは非常に優れたツールでゼロベースでいろいろなことができるのですが、裏を返せば、ゼロから作らないといけないので、結構大変な作業になってしまいがちです。私たちも以前はエクセルで経営シミュレーションのサポートをしていましたが、私たちプロがやっても、1社あたり毎月1〜2時間はエクセルの作業時間を費やしていました。

ですので、経営シミュレーションをするためには、会計の知識とエクセルなどのスキルがあればよりベターですので、大変かもしれませんが、勉強しながら経営を先読みしてみてください。

ちなみに、簡単に経営のシミュレーションをするクラウドツールもあります。

このクラウドツールを使えば、会計ソフトからデータを連携すると5分で、会計の専門知識がなくても簡単に経営をシミュレーションすることができます。

無料で利用することもできますので、経営をシミュレーションしながら、数字を読んだ経営をしたいという方は、一度試してみてはいかがでしょうか。

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